Gestión inteligente para pymes: cómo elegir el software que impulse tu negocio

Los pequeños negocios y los trabajadores autónomos están acostumbrados a enfrentarse a muchos desafíos en su actividad económica. Desde tener que preparar pedidos, administrar el stock, llevar la contabilidad sin errores o pagar a sus empleados, la lista de tareas es casi infinita. Y, en los últimos años, a esta situación de por sí complicada, hay que añadir el reto de la digitalización.

Hoy en día existen multitud de programas informáticos que ayudan a las pymes y a los trabajadores por cuenta propia a gestionar sus negocios de manera más eficiente. Gracias a este tipo de software pueden automatizar multitud de tareas, ser más rápidos y, por tanto, más competitivos. Pero ante tanta oferta de programas como existen actualmente, ¿cómo elegir el software indicado que te ayude a impulsar tu negocio?

En este artículo hablaremos de la importancia de la digitalización, cómo esta es clave para no desaparecer y te enseñaremos cómo elegir el software adecuado para gestionar tu trabajo.

Los retos de gestionar una pequeña empresa en el día a día

Aunque “ser tu propio jefe” suena muy bien, no todo el mundo es consciente de lo que verdaderamente entraña gestionar una pequeña compañía. Los emprendedores tienen que atender a un sinfín de problemas diariamente, muchas veces ocurriendo todos a un mismo tiempo.

Uno de los principales obstáculos con los que tienen que lidiar es la contabilidad y la gestión financiera de sus negocios. Es normal cometer errores en los registros si no se está familiarizado con estos procesos, pero además, si no se tiene un control preciso, es fácil perder de vista gastos esenciales y caer en falta de liquidez o deudas.

Otro de los retos más habituales está relacionado con la facturación y los cobros, pues los dueños de negocios muchas veces tienen que vérselas con retrasos en los pagos hechos por los clientes o facturas mal redactadas. Este tipo de problemas no solo afecta al flujo de caja de la empresa, sino que aumenta el estrés y afecta al resto de operaciones.

El control del inventario es otro de los desafíos más comunes, y es que el exceso o falta de stock, la pérdida de productos o la dificultad para predecir demandas estacionales, pueden conllevar importantes pérdidas económicas o hacer que los clientes no queden satisfechos por la falta de productos o por tener que esperar mucho tiempo para recibirlos.

A estas complejidades organizacionales hay que añadir la necesidad de cumplir con las normas, pues cada año se producen actualizaciones en las leyes fiscales, se necesitan ciertos permisos municipales, también cambian las regulaciones laborales o sectoriales, etc. Ya que su incumplimiento, aunque sea involuntario, puede traducirse en multas o sanciones.

Por qué la digitalización es clave para la supervivencia empresarial

Ante este panorama, agravado con la situación de los mercados cada vez más globalizados y dinámicos, la digitalización se convierte en un elemento esencial para que los negocios de todos los tamaños puedan mantenerse competitivos. Así, las empresas que adoptan las tecnologías más avanzadas, como programas de gestión o automatización, pueden crecer más rápido y ganar ventaja sobre los demás, asegurando su supervivencia en el tiempo.

Al automatizar tareas manuales repetitivas y digitalizar los documentos, los emprendedores ahorran mucho tiempo en las tareas administrativas, lo que además de hacer que su funcionamiento sea más ágil, también les permite tener más tiempo para dedicarlo a otras actividades estratégicas más importantes.

El proceso digitalizador también facilita el acceso a todo tipo de información en tiempo real, ya que los programas utilizados recogen métricas y datos para analizar las oportunidades y los aspectos en los que pueden mejorar. A través de esta información, los empresarios y autónomos pueden tomar decisiones más precisas, reducir riesgos y potenciar la innovación.

¿Qué necesita tu empresa según su tamaño y nivel de complejidad?

Cada negocio tiene sus propias necesidades, de manera que un autónomo o una empresa con pocos trabajadores se las apañarán con un sistema informático de gestión más básico, mientras que una gran empresa con cientos de empleados va a requerir software más completo.

De este modo, elegir el programa indicado para ti depende del tamaño y nivel de complejidad de tu negocio.

Autónomos y empresas muy pequeñas

Para los negocios unipersonales o con menos de 10 empleados y un volumen de ventas bastante reducido, se recomiendan sistemas modulares y económicos que cubran necesidades básicas como SAGE para autónomos y micropymes, que incluye herramientas para la facturación, la gestión de clientes y proveedores, así como para el control de inventario y la administración de la tesorería.

Medianas empresas

Las empresas más grandes, con un número elevado de empleados y un volumen de actividad grande necesitan sistemas informáticos adaptados al crecimiento y que permitan optimizar procesos como logística, producción o análisis financiero. Por ejemplo, el software de SAGE para pymes incluye funciones básicas de CRM y ERP, así como todas las funcionalidades necesarias para aumentar la productividad y mejorar el rendimiento operativo.

Grandes empresas

Por su parte, las grandes compañías que tienen más de 250 empleados o cuentan con varias sucursales van a necesitar un software personalizado que además de centralizar la información en tiempo real, tenga en cuenta varias divisas e idiomas. Los programas informáticos más adecuados son aquellos que permiten la integración total de todas las áreas, como finanzas, recursos humanos o la cadena de suministro.

Ventajas reales de usar un software especializado

Utilizar un software especializado en la gestión dentro de una compañía, por pequeña que sea, conlleva una serie de ventajas muy beneficiosas, pues además de ayudar a realizar la actividad empresarial de manera más rápida y cómoda, estos programas son la clave para modernizar los modelos de negocios y hacerlos más competitivos.

En concreto, invertir en uno de estos sistemas informáticos te beneficia de las siguientes maneras:

• Te da control total sobre la gestión de tu negocio al poder consultar toda la información con claridad y sin dispersión en un solo sitio.
• La automatización minimiza los errores humanos, como malos cálculos o problemas con los pedidos. Esto te ahorra tiempo y dinero al evitar tener que corregir esos fallos.
• Un buen software se adapta al crecimiento de tu negocio sin necesidad de cambiar de programa, añadiendo funcionalidades cuando sea necesario.
• Mediante este software estarás al día con las normativas y las leyes vigentes, generando documentos válidos y evitando multas por incumplimiento.
• Ahorras tiempo y dinero al automatizar tareas repetitivas, ya que reduces el tiempo dedicado a labores administrativas y minimizas errores que podrían salirte caros.
• Proporcionan datos precisos en tiempo real con los que analizar el rendimiento de tu negocio, así podrás ajustar tu estrategia según sea necesario.
• Garantizan la seguridad de tus datos, ya que es estos software especializados incluyen medidas, como copias de seguridad automáticas y encriptación.
• Mejoran la experiencia de los clientes ofreciendo servicios personalizados, pues podrás recordar sus preferencias, gestionar reclamos rápidamente, enviar ofertas, etc.
• Los mejores software permiten su integración con otras herramientas o plataformas que ya uses, simplificando tus procesos y reduciendo la complejidad.

¿Por qué contar con un partner como Opentix?

Como habrás podido comprobar a lo largo de este texto, implantar un software de gestión no es un capricho, es una necesidad real. Las distintas versiones de SAGE son los sistemas informáticos más populares, elegidos por su adaptabilidad por multitud de empresas que desean optimizar el funcionamiento de sus negocios.

Opentix es partner Platinum oficial de SAGE, lo que le posiciona como el aliado estratégico perfecto para aquellos profesionales y empresas que buscan optimizar su gestión a través de soluciones tecnológicas prácticas adaptadas a su tamaño y complejidad. Además, como asesor tecnológico también puede ayudar a sus clientes en distintos trámites, como acceder a las ayudas del Kit Digital.

Esta empresa tiene más de 35 años de experiencia ayudando a trabajadores por cuenta propia y pymes a resolver sus problemas, por lo que si estás pensando en adquirir un software de gestión, no dudes en consultar con Opentix para que te asesoren a la hora de elegir el software de gestión que haga crecer tu negocio.